Par Olivier Meynard, directeur des services externalisés. Leyton
Comment améliorer sa marge et sa trésorerie
Alors que de nombreuses entreprises françaises rencontrent des tensions sur leurs marges et leur trésorerie, Leyton partage sa vision sur les meilleures pratiques pour limiter les retards de paiement des factures et améliorer durablement le délai moyen de règlement.
Entre la mise en place de la LME, la création d’une indemnité forfaitaire pour frais de recouvrement et l’instauration de pénalités de retard, on aurait pu s’attendre à une baisse importante du délai moyen de règlement des factures. Paradoxalement, une récente étude d’Altares relève que le nombre moyen de jour de retard est au plus haut en France avec 12,1 jours. Les dispositifs légaux n'aident donc pas les entreprises à optimiser le pilotage de leurs encaissements. La mise en place de process interne spécifique est à ce titre fortement conseillée.
Stimulation du Client
C’est le mot d’ordre pour parvenir à mettre sous contrôle les règlements clients. Elle repose tout d’abord sur les équipes opérationnelles. 30?% des clients règlent sur sollicitation. Pour la relance, privilégiez le contact téléphonique afin de vous assurer de la réception du message et de l’éligibilité de votre facture. Le retard de paiement est souvent une question d’habitude, prise par vos clients. La mise en place de relances préventives sur cette typologie de clients vous permettra encore une fois de gagner sur le délai de règlement de votre facture. Ces relances avant échéance anticiperont aussi les contestations usuelles du type «?non-réception de facture?» ou «?problème de formalisme?». En effet, 44?% des crédits managers ont constaté une augmentation du nombre de litiges n’ayant pas de cause apparente, d’où la pertinence de la relance avant échéance des factures (AFDCC).
Personnel focalisé et dédié
La relance est une activité sur le long terme qui ne relève pas d’une fonction annexe. Relancer un client nécessite des compétences bien spécifiques. Il faudra négocier avec lui tout en ayant une approche commerciale. L’essentiel est de faire tout de même preuve de fermeté et de respecter les propos tenus pour assurer votre crédibilité. Le commercial doit être mis à contribution en cas de problème. Sa principale mission est le développement du chiffre d’affaires. Son approbation et son action ne doivent être sollicitées que dans la phase précontentieuse et contentieuse.
Outil spécifique : un passage obligé dans la voie de la rationalisation et de la productivité
Avoir toutes les informations nécessaires (encours autorisé, montant assuré, contact…) centralisées sur un seul et même outil permet de gagner un temps précieux. Il doit donner la possibilité de fixer très rapidement les priorités de l’opérateur (promesse de règlement non tenue, factures les plus anciennes, montants les plus importants…). De plus, la mise à jour en temps réel des encaissements évitera les relances inutiles. Enfin, la qualification des clients permettra non seulement d’adapter la relance à son comportement débiteur mais aussi d’évaluer les opérations à mener en interne pour résoudre les causes de blocage de paiement des factures (n° de bon de commande, formation des commerciaux sur la négociation des délais de règlement, remise et comptabilisation des règlements…). En général, des tableaux de bord seront disponibles pour permettre au manager d’avoir rapidement une vision globale des encours et la segmentation de ces derniers afin de l’aider à prendre des décisions.
Collaboration
L’encaissement rapide d’une facture est l’affaire de tous. Tous les processus internes de la société vont être générateurs de motif de non-paiement de la facture. Cela commence par la contractualisation de la prestation durant laquelle il faudra négocier le délai de paiement accordé, le mode de règlement… Ensuite, nous aurons toutes les questions de tarification, prestation et livraison. Enfin, le formalisme de la facture va être primordial afin de faciliter le travail de la comptabilité fournisseur du client et permettre une identification et un paiement rapide (n° bon de commande, facturation par projet, possibilité d’envoyer le flux par fichier informatique…). Il est important de quantifier les enjeux de chaque point de blocage de paiement des factures et modifier les processus internes en conséquence.
Aujourd’hui, en France, seulement 31?% des entreprises règlent leurs fournisseurs à la date convenue, un taux inférieur de 10?% à la moyenne européenne. La France détient la palme des petits retards. Ces retards sont d’autant plus dommageables qu’ils génèrent un coût important de traitement (courriers de relance, monopolisation des équipes pour le traitement des données et la relance…). Il est donc primordial d’adapter la relance à vos clients et d’éviter toutes les raisons de contestation des factures. Le coût des retards de paiement est trop souvent sous-évalué. Hormis le coût de la trésorerie (avec des délais de paiement respectés, le supplément de trésorerie atteindrait 15?milliards pour les PME et 6?milliards pour les ETI), le taux de perte moyen de 2?% lié à une mauvaise relance a un impact fort sur la marge de l’entreprise. Pour une société avec une marge de 5?%, il faudra augmenter de 40?% le CA pour compenser ce taux de perte ! Le risque de défaillance est multiplié par 5 dès que l’on constate un retard de paiement de +?de 69 jours.
Leyton propose une offre adaptée à tous ces enjeux, du fait de l’importance de la mise sous contrôle du DSO pour la marge de l’entreprise : outils spécifiques de relance et de suivi, équipe spécialisée dans le contact avec les clients. Aujourd’hui il est possible d’externaliser le pilotage et la relance des encaissements soit de manière ponctuelle, soit par une approche organisationnelle.
Entre la mise en place de la LME, la création d’une indemnité forfaitaire pour frais de recouvrement et l’instauration de pénalités de retard, on aurait pu s’attendre à une baisse importante du délai moyen de règlement des factures. Paradoxalement, une récente étude d’Altares relève que le nombre moyen de jour de retard est au plus haut en France avec 12,1 jours. Les dispositifs légaux n'aident donc pas les entreprises à optimiser le pilotage de leurs encaissements. La mise en place de process interne spécifique est à ce titre fortement conseillée.
Stimulation du Client
C’est le mot d’ordre pour parvenir à mettre sous contrôle les règlements clients. Elle repose tout d’abord sur les équipes opérationnelles. 30?% des clients règlent sur sollicitation. Pour la relance, privilégiez le contact téléphonique afin de vous assurer de la réception du message et de l’éligibilité de votre facture. Le retard de paiement est souvent une question d’habitude, prise par vos clients. La mise en place de relances préventives sur cette typologie de clients vous permettra encore une fois de gagner sur le délai de règlement de votre facture. Ces relances avant échéance anticiperont aussi les contestations usuelles du type «?non-réception de facture?» ou «?problème de formalisme?». En effet, 44?% des crédits managers ont constaté une augmentation du nombre de litiges n’ayant pas de cause apparente, d’où la pertinence de la relance avant échéance des factures (AFDCC).
Personnel focalisé et dédié
La relance est une activité sur le long terme qui ne relève pas d’une fonction annexe. Relancer un client nécessite des compétences bien spécifiques. Il faudra négocier avec lui tout en ayant une approche commerciale. L’essentiel est de faire tout de même preuve de fermeté et de respecter les propos tenus pour assurer votre crédibilité. Le commercial doit être mis à contribution en cas de problème. Sa principale mission est le développement du chiffre d’affaires. Son approbation et son action ne doivent être sollicitées que dans la phase précontentieuse et contentieuse.
Outil spécifique : un passage obligé dans la voie de la rationalisation et de la productivité
Avoir toutes les informations nécessaires (encours autorisé, montant assuré, contact…) centralisées sur un seul et même outil permet de gagner un temps précieux. Il doit donner la possibilité de fixer très rapidement les priorités de l’opérateur (promesse de règlement non tenue, factures les plus anciennes, montants les plus importants…). De plus, la mise à jour en temps réel des encaissements évitera les relances inutiles. Enfin, la qualification des clients permettra non seulement d’adapter la relance à son comportement débiteur mais aussi d’évaluer les opérations à mener en interne pour résoudre les causes de blocage de paiement des factures (n° de bon de commande, formation des commerciaux sur la négociation des délais de règlement, remise et comptabilisation des règlements…). En général, des tableaux de bord seront disponibles pour permettre au manager d’avoir rapidement une vision globale des encours et la segmentation de ces derniers afin de l’aider à prendre des décisions.
Collaboration
L’encaissement rapide d’une facture est l’affaire de tous. Tous les processus internes de la société vont être générateurs de motif de non-paiement de la facture. Cela commence par la contractualisation de la prestation durant laquelle il faudra négocier le délai de paiement accordé, le mode de règlement… Ensuite, nous aurons toutes les questions de tarification, prestation et livraison. Enfin, le formalisme de la facture va être primordial afin de faciliter le travail de la comptabilité fournisseur du client et permettre une identification et un paiement rapide (n° bon de commande, facturation par projet, possibilité d’envoyer le flux par fichier informatique…). Il est important de quantifier les enjeux de chaque point de blocage de paiement des factures et modifier les processus internes en conséquence.
Aujourd’hui, en France, seulement 31?% des entreprises règlent leurs fournisseurs à la date convenue, un taux inférieur de 10?% à la moyenne européenne. La France détient la palme des petits retards. Ces retards sont d’autant plus dommageables qu’ils génèrent un coût important de traitement (courriers de relance, monopolisation des équipes pour le traitement des données et la relance…). Il est donc primordial d’adapter la relance à vos clients et d’éviter toutes les raisons de contestation des factures. Le coût des retards de paiement est trop souvent sous-évalué. Hormis le coût de la trésorerie (avec des délais de paiement respectés, le supplément de trésorerie atteindrait 15?milliards pour les PME et 6?milliards pour les ETI), le taux de perte moyen de 2?% lié à une mauvaise relance a un impact fort sur la marge de l’entreprise. Pour une société avec une marge de 5?%, il faudra augmenter de 40?% le CA pour compenser ce taux de perte ! Le risque de défaillance est multiplié par 5 dès que l’on constate un retard de paiement de +?de 69 jours.
Leyton propose une offre adaptée à tous ces enjeux, du fait de l’importance de la mise sous contrôle du DSO pour la marge de l’entreprise : outils spécifiques de relance et de suivi, équipe spécialisée dans le contact avec les clients. Aujourd’hui il est possible d’externaliser le pilotage et la relance des encaissements soit de manière ponctuelle, soit par une approche organisationnelle.
