Pour garantir une meilleure gestion comptable, il est essentiel de recourir à un outil de gestion ou de facturation approprié. Les logiciels conçus par les éditeurs répondent favorablement aux besoins et performances recherchées par les entreprises. Ce type de software informatique définit en général la gestion des devis permettant de mieux organiser en interne.
En quoi est-ce important de recourir à un outil de facturation ?
Un outil de facturation : c’est quoi ?
C’est un logiciel capable de gérer de manière facile et fluide les documents de vente de l’entreprise. Avec diverses fonctionnalités et programmations, le logiciel de facturation simplifie l’écriture des factures et leurs envois via les systèmes de courrier électronique. Il procure ainsi une simplification de la gestion comptable et financière.
Pour éviter l’accumulation de volumes importants de papier partout au sein d’une entreprise, l’utilisation de cet outil s’avère efficace et moins coûteuse. Ses principales fonctionnalités sont les éditions, les transmissions, l’archivage et les intégrations dans la structure de comptabilité de l’entreprise.
Comment fonctionne-t-il ?
Toutes les catégories d’entreprises, des PME aux plus grands, utilisent un outil de facturation pour mieux organiser, accélérer et sécuriser le paiement des ventes. Cet outil regroupe ainsi toutes les informations nécessaires à une vente comme l’adresse, les taux des taxes, les conditions de paiement et de ventes, la garantie produit, le délai de paiement, les remises, etc.
Comment paramétrer un outil de facturation ?
Pour une utilisation plus précise, il est recommandé de le paramétrer selon les informations et les données à traiter. C’est pourquoi, il faut en premier lieu, mettre les données permettant d’identifier une entreprise telle que sa dénomination, son siège, son capital, etc. Il faut aussi définir les utilisateurs pour éviter les mauvaises manipulations ou d’éventuels vols de documents.
En second lieu, il est recommandé de saisir les informations concernant le client pour assurer la traçabilité des ventes. Généralement, les comptes des clients dans l’outil de facturation ou même dans les factures doivent contenir leurs noms, leurs coordonnées, leurs adresses.
En troisième lieu, il faut obligatoirement définir une base de données pour les articles à vendre. Ces derniers auront à ce moment-là leurs propres numéros d’identification, leurs prix, leurs taux de TVA, leurs disponibilités et leurs spécifications techniques.
En dernier lieu, ces logiciels possèdent des paramètres intuitifs garantissant une manipulation facile avec le logiciel comptable de l’entreprise. Cela permet de faire gagner du temps pour la gestion en globale.
Quels sont les avantages des outils de facturation ?
Ces outils permettent la facilitation de la gestion des comptes des entreprises. En effet, avec ce logiciel, il est possible de transformer rapidement un devis en un document prêt à envoyer. Ce logiciel permet également de faire une transaction sécurisée pour que le paiement des clients soit accéléré et sécurisé. Cela permet aussi d’assurer une mise à jour en temps réel de la trésorerie de l’entreprise.
Entre autres, les outils de facturation procurent un gain de temps incroyable grâce à la saisie automatique des informations sur l’entreprise et le client. Le processus de bon de commande en bon de livraison se fait aussi de manière rapide. En gros, ces outils permettent de diminuer au maximum les risques d’erreurs de calcul des prix des produits.
