Comment améliorer le recouvrement au niveau de son entreprise ?

Les entreprises sont toujours à la recherche de solutions efficaces de recouvrement des impayés pour anticiper et gérer au mieux de telles déconvenues, tout en gardant de bonnes relations avec les clients. Découvrez dans le présent article des conseils clés pour améliorer la gestion de vos processus de recouvrement.

Utilisez un logiciel de recouvrement

Le suivi de vos factures clients pour être au complet doit prendre en compte beaucoup de variables. Entre autres, il faut prendre en compte toutes les informations au niveau de vos comptes clients, les montants déjà payés et restants à payer, les échéances de paiement, les pénalités de retard le cas échéant, et même les variables montrant l’impact du suivi sur votre trésorerie en général.

C’est un volet de votre entreprise très sensible pour qu’il soit géré manuellement par un collaborateur ou dans un simple tableur tel qu’Excel. Ces méthodes et outils sont aujourd’hui dépassés. De nos jours, il est proposé un type de logiciel de recouvrement efficace, précis, puissants pour faire des suivis automatiques, des analyses complètes et même des projections. Ces logiciels de dernière génération, permettent d’encaisser vos paiements sans aucun effort, d’émettre automatiquement des rappels de paiements dès échéance, d’envoyer des mails de relance, de suivre minutieusement votre trésorerie, et ainsi de vous aider dans vos processus décisionnels.

En outre, ils vous permettent même d’anticiper sur l’avènement des situations d’impayés, en vous prévenant dès approche de l’échéance pour que vous décidiez des dispositions à prendre pour une relance préventive. Par ailleurs, avec de tels logiciels vous êtes sûr de ne rien omettre, d’atteindre tout le monde rapidement et de faire montre d’un bon sens d’organisation et de professionnalisme.

Simplifiez et diversifiez vos moyens de paiement

Améliorer le recouvrement au niveau de votre entreprise passe également par les facilités de paiement offertes à vos clients. Une telle démarche implique la simplification et la diversification de vos moyens de paiement. La diversification concerne entre autres l’intégration des moyens de paiement alternatifs, qu’il s’agisse des cartes prépayées, des virements bancaires, des portefeuilles numériques pour les paiements en ligne, les paiements mobiles, ou même les cryptomonnaies ! Le but étant de collaborer le plus étroitement possible, autant que cela peut se faire dans votre boîte, avec les nouvelles technologies qui répondent mieux aux besoins des clients.

Proposez des échelonnements de paiement

Une autre manière de faciliter les paiements d’impayés aux clients est de leur proposer des échelonnements. L’échelonnement est une manière de recouvrement de créances à l’amiable. Faites-vous rembourser tout en maintenant un bon climat de collaboration ente le client et votre entreprise !

Il s’agira de proposer aux clients un calendrier de répartition du paiement de sa facture sur une certaine durée, selon ses possibilités de mobilisation de ressources. Un client de bonne foi, qui n’aura vraiment pas la possibilité de vous régler cash, sera très enclin à avancer résolument suivant l’entente conclue. Ce dernier pourra faire une programmation selon ses entrées, jusqu’à ce que vous soyez entièrement satisfait.

Externalisez la gestion de votre recouvrement

Pour un suivi efficace de vos processus de recouvrement, vous avez également cette possibilité de recourir aux services d’une entreprise spécialisée dans le recouvrement de créances, afin d’en externaliser la gestion.

Ce moyen vous sera surtout utile si vous n’avez pas planifié le recrutement de nouveaux salariés dédiés au recouvrement client ou que vous préférez déléguer pour mieux vous concentrer sur les pôles de développement de votre société. En effet, le recouvrement de créances peut être parfois chronophage pour l’entreprise, et mettre ainsi à mal son fonctionnement normal. Ces entreprises de gestion de recouvrement disposent des compétences et outils nécessaires permettant un service orienté et personnalisé sur vos comptes clients.

Une variante de cette externalisation de la gestion de recouvrement client est l’affacturage, grâce aux organismes financiers dénommés « factors ». L’affacturage est une sorte de préfinancement de l’entreprise vendeur, par l’entreprise factor, sur les factures clients émises. Plus explicitement, il s’agit d’un service B to B où les factures avant même leurs échéances sont cédées au factor, lequel paie à une certaine hauteur l’entreprise vendeur et met maintenant en branle tout le mécanisme de recouvrement pour entrer en possession des fonds.

Au recouvrement, une commission est gardée par le factor, ce qui correspond à sa rémunération. Ce schéma de gestion des impayés est parfait pour les entreprises qui ont un besoin de financement urgent ou ponctuel pour la bonne marche de leurs activités. Évidemment, avant d’accepter un contrat d’affacturage, le factor s’assure minimalement que les clients de l'entreprise qui le sollicite sont vraiment solvables.