Laurence Nentas (Toshiba TSIF) : "L’accompagnement de la transformation est très important"

Décideurs. Quel est le progrès de la dématérialisation en cette fin 2022 ?

Laurence Nentas. L’étude Markess donne les grandes tendances : 4 % de croissance au cours des cinq prochaines années sur la partie capture de documents et GED, 22 % sur la signature électronique, un effet accélérateur dû a la période du Covid ; 10 % sur les outils de workflow ainsi que sur l’archivage électronique et la sécurisation des documents, fortement soutenus par l’obligation de conserver la facture client électronique ou les bulletins de salaires dématérialisés – 50 ans pour ces derniers !

Quelles sont les particularités de l’approche Toshiba ?

Nous avons construit un catalogue d’offres pour répondre à tous les types de besoins : soit avec des solutions spécifiques comme la signature électronique, soit avec des solutions plus globales comme la GED ou l’ECM. De plus, grâce à notre maillage territorial important, constitué de 45 agences partout en France, nous ne sommes jamais loin de nos clients et de l’évolution de leurs besoins notamment en matière de dématérialisation.

Comment se fait la mise en place ?

L’idée c’est de procéder étape par étape. Il y a d’abord un audit qui permet d’identifier avec le client les principales difficultés, les contraintes particulières et les attentes des collaborateurs. On peut par exemple démarrer par les factures clients électroniques ou les factures fournisseurs, ou encore les bulletins de salaire. Par la suite, nous vérifions que la solution est adaptée à l’organisation et aux besoins. Nous retournons voir le client régulièrement pour nous assurer que les circuits mis en place sont efficaces : le délai d’enregistrement de la facture, le délai de paiement, la fluidité des workflows de paiement, etc. Lorsque tout est validé, on peut passer à l’étape suivante.

Comment votre intervention transforme-t-elle l’entreprise ?

La partie recommandation initiale joue un rôle clé. Dans l’exemple des factures fournisseurs, il peut y avoir un circuit de signatures papier, avec un certain nombre de personnes impliquées. La mise en place de la solution est un bon moment pour repenser les workflows : les circuits d’autorisation de signature sont-ils corrects ? Faut-il les modifier ? Ce n’est pas toujours évident pour l’entreprise d’avoir le recul nécessaire, c’est donc à nous de les conseiller. Il s’agit d’un accompagnement de la digitalisation des processus d’entreprise, étape très importante à nos yeux.

Y a-t-il des réticences ?

Cela arrive parfois, avec des collaborateurs qui voient leur métier changer. Cependant ils vont pouvoir faire autre chose autrement, de façon plus efficace pour l’entreprise et plus intéressante pour eux. Le but c’est de les accompagner dans le changement de leur façon de travailler, une approche indispensable dans l’acceptation et l’appropriation des solutions que nous proposons. Et puis, certaines entreprises n’ont pas pris toutes les mesures de l’intérêt de la dématérialisation, et plus particulièrement les TPE. Pourtant avec l’obligation de la facture électronique qui arrive, de 2025 pour les ETI à 2026 pour les TPE on va certainement assister à une accélération de la demande. D’autant que le retour sur investissement est très rapide, en supprimant le coût de l’impression, de la mise sous enveloppe, le prix du timbre... Je ne peux que recommander aux entreprises de s’y atteler dès maintenant.

De quelles technologies récentes tirez-vous parti ?

L’intelligence artificielle fait de plus en plus en plus partie de la dématérialisation. Ainsi, la reconnaissance très fine des factures fournisseurs et l’intégration directe en comptabilité se font avec un outil d’intelligence intégrée, qui sait, à partir d’un algorithme de Machine Learning, repérer le numéro de facture, de TVA, son Siret, le montant et le logo de l’entreprise. L’outil saura instantanément de quelle manière l’intégrer en comptabilité. Derrière, l’IA va permettre d’alimenter des outils de Business Intelligence et de fournir un ensemble d’indicateurs pour mesurer la pertinence et l’efficacité des technologies.

Quel rôle joue la sécurité dans votre approche ?

Ce type d’outils va pouvoir réduire les interventions manuelles, déclencher des contrôles automatiques ou des partages de données dans un environnement sécurisé. La sécurité des données est un enjeu important, et l’on s’assure que tous nos produits sont conformes aux exigences légales. Par exemple, nous proposons des coffres-forts électroniques pour l’archivage des documents spécifiques tels que les contrats, les bulletins de salaire et les factures clients. Ce qui permet de conserver ces données sans qu’elles ne soient ni altérées ni modifiées de manière à rester conformes sur toute la durée de vie légale de conservation.

Propos recueillis par Gilles Lancrey