LexisNexis : la transformation digitale, l’urgence des cabinets d’avocats

Décideurs. Comment LexisNexis perçoit-il l’impact de la crise sanitaire sur la profession d’avocat ?
Sophie Coin-Deleau. L’année qui vient de s’écouler a créé des circonstances exceptionnelles et obligé les avocats à s’adapter, parfois difficilement. Tous n’étaient pas équipés de solutions digitales pour continuer d’exercer à l’extérieur du cabinet. Il leur a fallu basculer en télétravail dans un temps extrêmement court, assurer la continuité d’activité et acquérir de nouvelles compétences. Les avocats se sont mis en quête de partage de bonnes pratiques, à travers des webinaires notamment. Les barreaux et associations d’avocats se sont mobilisés pour animer des échanges entre les avocats et nous avons nous-mêmes été sollicités pour transmettre l’expérience de nos clients et partager la plus-value de nos solutions pour accompagner les avocats non équipés.
Une étude que nous avons menée en octobre dernier montre que près de 80 % des avocats interrogés considèrent la crise actuelle comme un facteur accélérant la transformation digitale de leur pratique. La priorité est donnée à la relation avec leurs clients : 67 % des répondants adoptent désormais la visioconférence, 41 % utilisent la signature électronique, 36 % des solutions extranet pour partager des documents et informations. Le recours aux outils permettant de développer l’activité et la productivité de leur cabinet est néanmoins insuffisant : près de la moitié des avocats sont équipés d’un logiciel de gestion, mais seuls 29 % utilisent une solution de reconnaissance vocale, 27 % un outil de numérisation et 13 % une solution CRM. Si les conditions d’exercice restent aujourd’hui encore compliquées, il faut néanmoins préparer l’avenir. Face aux incertitudes, il est nécessaire pour tout cabinet d’avocats de se transformer pour devenir agile. Cela concerne aussi bien les services proposés, l’organisation du cabinet, les process ou l’usage de nouveaux outils pour gagner en temps et en sécurité juridique.

L’accélération de la transformation digitale des cabinets apparaît donc comme un enjeu majeur. Comment, en pratique, les outils Saas participent-ils à sa mise en œuvre ?
Frédéric Bastok. Si certains avocats étaient initialement réticents à l’utilisation des technologies Saas, beaucoup s’aperçoivent aujourd’hui qu’elles répondent aux attentes imposées par le télétravail. Elles permettent aux avocats et à leurs collaborateurs de travailler à distance avec un accès rapide aux dossiers, tout en proposant la même qualité d’information et une expérience de collaboration fluide. En outre, ces technologies offrent un gain de temps considérable par rapport aux technologies anciennes (TSE, Citrix) qui engendrent souvent des problèmes de connexion et des lenteurs. Ainsi, les cabinets qui disposaient ou qui se sont équipés en urgence d’outils de visioconférence, de signature électronique ou d’un espace client privé sont ceux qui ont réussi à maintenir voire à renforcer le lien avec leurs clients.
Pour assurer la pérennité et la croissance de leurs cabinets, les avocats "chefs d’entreprise" ont également besoin d’analyser finement leurs résultats, de connaître leur situation à date afin de construire une stratégie. Le déploiement au sein du cabinet de solutions d’analytics qui intègrent la datavisualisation, peut faciliter ce travail essentiel de pilotage d’activité.

Comment les solutions de LexisNexis répondent-elles à ces nouveaux besoins de manière efficace ?
F. B. La stratégie de développement de notre logiciel Lexis PolyOffice est entièrement tournée vers ces nouveaux besoins. LexisNexis a privilégié les technologies SaaS qui permettent de travailler en mobilité. La force de Lexis PolyOffice est avant tout d’être une solution de gestion métier complète qui centralise toutes les données pour collaborer facilement, permet de piloter les agendas du cabinet, de rattacher des éléments liés aux dossiers (pièces, emails…) en quelques clics. La gestion collaborative en particulier est un atout pour le cabinet puisqu’elle offre la capacité aux équipes de travailler à distance et permet par ailleurs aux dirigeants de suivre les tâches attribuées à chacun et consulter facilement leur état d’avancement.

"Lexis PolyOffice s’interface grâce aux API aux différentes applications spécialisées telles que les outils de signature électronique, de GED, de CRM, de facturation, de paiement en ligne, ou de prise de rendez-vous"

En outre, les avocats cherchent à gagner en productivité sans perdre en sécurité juridique. En matière de rédaction contractuelle, Lexis PolyOffice® leur propose des modèles fiables et robotisés. Le logiciel dispose d’une bible d’actes de plus de 9 000 modèles mis à jour par des juristes avec des liens vers la base documentaire Lexis 360®.
Enfin, Lexis PolyOffice s’interface grâce aux API aux différentes applications spécialisées telles que les outils de signature électronique, de GED, de CRM, de facturation, de paiement en ligne, ou de prise de rendez-vous. Cela laisse le choix au cabinet d’utiliser ses propres outils ou les solutions proposées par nos partenaires comme Docusign® notamment.
La confidentialité des dossiers et la conformité RGPD sont également des sujets particulièrement sensibles pour les cabinets d’avocats. L’utilisation d’un logiciel est un moyen évident pour se mettre plus facilement en règle avec leurs obligations. La traçabilité des dossiers et contacts est ainsi assurée. C’est un moyen efficace de sécuriser toutes les données du cabinet. LexisNexis attache beaucoup d’importance à l’éthique dans le traitement des données et à la sécurité de ces dernières. 
Un autre enjeu notable pour les cabinets concerne la nécessité de communiquer à distance avec leurs clients. Dans cette période particulière où les échanges de données et de documents s’intensifient, les technologies web permettent aux avocats de garder un contact privilégié avec leur client en mettant en place des espaces d’échanges de documents privés et sécurisés. Ces extranets permettent d’éviter les plateformes pas toujours très transparentes sur les modalités de stockage des données. Lexis PolyExtranet répond spécifiquement à ce besoin.

Comment travaillez-vous à l’amélioration de vos solutions, et quelles sont les évolutions prévues à court et moyen terme ?
S. C.-D. LexisNexis est un acteur majeur de la legaltech qui développe des solutions de recherche documentaire, d’analytics et de services qui permettent aux professionnels du droit et aux avocats en particulier de se transformer en juriste "augmenté".
L’un des avantages d’appartenir à un groupe international est de pouvoir mutualiser la recherche, notamment autour de l’exploitation des technologies d’intelligence artificielle, champ de développement crucial pour les années à venir. Nous avons recruté depuis quelques années des data scientists, nous modifions ainsi les profils des experts qui composent nos équipes pour exploiter au mieux les apports des nouvelles technologies. Dans le cadre de notre programme R&D Lexis Intelligence, nous travaillons en particulier à utiliser l’IA pour développer une solution d’analyse contractuelle. Actuellement en bêta privée, l’outil procède à l’analyse du contrat, et alerte le professionnel du droit sur un certain nombre de points d’attention : clauses sensibles, à forte actualité, obsolètes, celles qui sont en double ou qui manquent… À long terme, nous travaillons à élargir le périmètre des contrats actuellement couverts, et à développer d’autres fonctionnalités. Nous plaçons nos clients au centre de l’évolution de nos produits, à travers les clubs utilisateurs notamment. Cette tendance s’est encore renforcée ces dernières années avec l’adoption de méthodes agiles pour le développement des produits. Pour concevoir et améliorer nos solutions, nous proposons à nos clients de tester des prototypes ou les versions bêta de nos solutions. Cela nous permet de faire évoluer nos solutions en continu, en identifiant les cas d’usage les plus pertinents. 
Outre l’analyse contractuelle, les outils d’analytics jurisprudentiels sont également très attendus pour exploiter tout le potentiel des données de jurisprudence, notamment avec le prochain déploiement de l’open data juridique. Notre nouvelle version de Lexis 360, Lexis 360 Intelligence, qui va être déployée très prochainement, propose également dans ce domaine des fonctionnalités d’aide à la décision très innovantes.