COM’SG, association des office managers et secrétaires généraux de cabinets d’avocats d’affaires, et Day One, cabinet de conseil en management et organisation dédiée aux métiers du juridique et de la conformité, publient une étude sur "la réalité de la digitalisation des cabinets d’avocats d’affaires en France en 2022". Analyse.
Numérisation des cabinets d’avocats d’affaires en France : où en est-on ?
Face à l’émergence d’outils technologiques permettant l’automatisation, la dématérialisation, la désintermédiation des services juridiques d’une part, et la collaboration des acteurs du monde du droit entre eux d’autre part, les cabinets d’avocats d’affaires ont dû donner à la numérisation une place de choix. Afin de rendre compte à quel stade de leur numérisation ces cabinets se situaient, COM’SG et Day One ont réalisé une enquête intitulée "la réalité de la digitalisation des cabinets d’avocats d’affaires en France en 2022". Les office managers et secrétaires généraux membres de l’association ont ainsi été interrogés sur quatre grands sujets : la maturité et la culture numérique des cabinets ; la numérisation des processus de gestion et de production ; l’infrastructure et les outils IT des cabinets ; les ressources humaines, financières et organisationnelles allouées à la numérisation. Selon Jérôme Rusak, l’associé de Day One qui a piloté cette étude, "l’enseignement majeur de cette étude est la très forte amélioration des cabinets d’avocats d’affaires en France sur leur digitalisation au cours des cinq dernières années […], mais surtout la grande marge de progression qui demeure".
Peut mieux faire…
En effet, l’enquête formule le constat que la numérisation des cabinets certes progresse, mais qu’elle reste insuffisante. Bien que tous les cabinets interrogés estiment s’être améliorés dans ce domaine au cours des quatre dernières années, ils considèrent, pour 68 % d’entre eux, qu’il leur faut acquérir plus d’outils. Quand bien même être équipé ne suffit pas, les offices managers et les secrétaires généraux reconnaissant aussi que le manque d’intérêt des associés pour le numérique et leur méconnaissance totale ou partielle des potentialités qui en découlent sont les deux freins majeurs à la numérisation. En cause ? Une conduite du changement mal menée et des équipes qui ne sont pas formées. Par ailleurs, lorsque les outils sont maîtrisés, les utilisateurs n’en sont pas forcément satisfaits. Et plus la structure est importante, moins les outils répondent aux attentes des cabinets. On citera par exemple les logiciels métier et les prologiciels de gestion intégrée pour lesquels intuitivité et fiabilité sont deux prérequis demandés qui font peut-être parfois défaut.
Pour étudier les types de procédés que les cabinets d’avocats d’affaires peuvent numériser, COM’SG et Day One ont opposé les processus de gestion aux processus de production. Concernant la gestion des cabinets, la facturation et la gestion du temps présentent le niveau de numérisation le plus important alors que la relation clients, la gestion de projet et le knowledge management le niveau le plus faible. Du côté des processus de production, les outils d’échange de documents et de collaboration sont ceux qui rencontrent le plus de succès. Les outils de génération automatique de documents juridiques, eux, sont plus largement utilisés, quand ceux de revue contractuelle et d’analyse statistique dans le cadre de contentieux comment seulement être employés.
La taille des cabinets semble avoir un impact très important sur leur maturité numérique. Laquelle est toujours supérieure dans les cabinets de moins de 100 avocats – ce qui pourrait s’expliquer par une plus grande flexibilité, une culture numérique plus développée ou par le fait que l’investissement nécessaire pour s’équiper d’outils est plus facile.
Différentes politiques de gestion des systèmes d'information…
… selon la taille des cabinets. Si tous renforcent leurs ressources humaines et optimisent leur organisation dans le but d’améliorer leur numérisation, 66 % de ceux comptant moins de 100 avocats externalisent totalement la gestion de leurs systèmes d’information quand 60 % de ceux comptant plus de 100 avocats internalisent totalement ce service. Aussi, un quart des plus petits cabinets n’ont pas désigné de personne chargée de la numérisation, ce qui peut freiner la réussite de leurs projets. Les grandes structures, elles, sont plus de la moitié à avoir demandé à leur directeur des systèmes d'information (DSI) de piloter la conduite du changement.
L’étude aborde enfin la question du matériel informatique que les cabinets mettent à disposition de leurs équipes : plus ils sont gros, plus ils équipent leurs avocats en ordinateurs ou téléphones portables. À titre d’illustration, 100 % des cabinets qui comptent plus de 100 avocats affirment fournir un ordinateur portable à chaque associé. Pour ce qui est des infrastructures, 60 % des cabinets accèdent à leur serveur grâce un réseau virtuel privé (VPN) et 27 % ont mis en place un bureau virtuel qui permet aux avocats d’accéder à leurs données depuis n’importe quel appareil via internet. Aussi, un tiers d’entre eux dit stocker des données sur le cloud.
