Par Laureen Soubervie. Cegedim SRH
La déclaration sociale nominative (DSN)?: quels enjeux pour une innovation majeure??
La déclaration sociale nominative (DSN) remplace toutes les déclarations par une seule, un système de simplification initié en France pour les entreprises. Cette innovation s’appuie sur la transmission unique, mensuelle et dématérialisée des données issues de la paie et la transmission dématérialisée de signalements d’événements. À compter du 1er?janvier 2016, elle sera obligatoire pour tous.
Cegedim SRH est spécialisé dans les solutions et les services pour la gestion de la paie et des ressources humaines.
En tant qu’acteur incontournable sur le marché, Cegedim SRH a mis en place une «?Cellule Change DSN?» entièrement dédiée à ce projet pour accompagner ses clients afin d’appréhender et d’anticiper l’arrivée de la DSN.
La DSN est un levier de simplification normative, une transformation obligatoire qui doit respecter des jalons fixés par le GIP-MDS (1). Le dispositif englobe l’ensemble des relations déclaratives et réduit au strict nécessaire les données transmises (mutualisation de 150 données individuelles mensuelles). Ainsi les données de la paie sont le point de départ de la DSN.
Les modalités de fonctionnement sont imposées :
• Alignement entre les données de la paie et les données déclarées, pour s’orienter vers une approche nominative
• Fréquence mensuelle voire pluri mensuelle des déclarations mensuelles et événementielles pour respecter un objectif de signalement au plus proche de l’événement
• Normalisation de nouvelles données à transmettre, le SIRH devenant ainsi le moyen pour les caisses et les organismes d’État de collecter et contrôler en masse et nominativement les données portant sur les paiements et les contributions.
Cette transformation se décline sur trois axes, selon les particularités du SIRH, des processus et de l’organisation :
1. Le SIRH
La solution TEAMSRH de Cegedim SRH dispose de nouvelles fonctionnalités pour que les données de paie deviennent également les données de votre déclaration DSN. Des traitements déclaratifs mensuels normés et obligatoires. En termes SI, ce projet impacte toutes les fonctions déclaratives du SIRH : la nouvelle norme DSN nécessite une refonte complète des moteurs de déclaration pour unifier l’ensemble des anciens formats.
La DSN implique également une augmentation de la volumétrie des traitements de calculs, qui est liée à la multiplication des opérations
de déclarations.
Dans le cadre de ses obligations de maintenance légale, Cegedim SRH a pris en compte dans sa roadmap la totalité de ces nouveaux formats.
2. Les processus métier
L’évolution de la transmission de vos données vers Net-Entreprises pousse les processus vers l’amélioration à plusieurs niveaux :
Les phases amont de collecte et de saisie des données : l’enjeu est d’aller collecter et saisir les informations ayant un impact sur la paie et sur le déclaratif au plus proche de la source, avec l’ambition de l’améliorer la qualité des données et la rapidité de transmission vers le SIRH.
Les phases aval : l’enjeu est de développer des contrôles nouveaux et d’adapter les contrôles existants afin d’optimiser l’activité des équipes en charge de la production de la paie.
En termes «?Métiers?», la mise en place de la DSN crée un bouleversement majeur notamment en ce qui concerne les processus liés aux contrôles.
En effet, une nouvelle échéance est à prendre en compte, la DSN doit être établie dans un délai très court après clôture du mois de paie (le 5 ou le 15 M+1 selon périodicité de paiement des cotisations). Le processus de validation de la paie doit également inclure la réalisation et la conformité de la DSN. Les DSN événementielles (arrêt/reprise de travail, fin de contrat…) sont à produire dès la survenance de l’événement.
La mise en place de la DSN doit être renforcée d’un accompagnement spécifique autour des processus impactés et des contrôles afférents à mettre en œuvre : le contenu des phases de contrôles de paie et de déclaratifs.
Analyse des pratiques
- Processus de régularisation de paie d’un mois sur l’autre
- Processus de traitement des écarts entre la paie et le déclaratif
- Processus de production annuelle de la DADS (rapprochement avec
les DUCS)
Ainsi, les fonctionnements en place devront être revus dans le cadre d’une action de «?Co-Conception?» avec Cegedim SRH pour aller vers la simplification des informations demandées comme :
- L’harmonisation des données transmises sous des désignations différentes, suppression des doublons représentant 35?% de données déclaratives en moins
- Mutualisation de 150 données individuelles mensuelles
L’évolution de processus multiples vers un processus unique :
- Regroupement d’une trentaine de déclarations en une seule
- Informations fixes sur les rémunérations, la durée du travail, etc.
Les informations événementielles sur les mouvements de main-d’œuvre :
- Remplacement des déclarations sociales transmises aux OPS (Organismes de Protection Sociale) à des échéances différentes par un seul flux de données mensuel.
3.L’organisation
Afin d’assurer la continuité de l’activité des équipes tout en facilitant leur adhésion, nous préconisons selon les contextes :
- L’aménagement des rôles et responsabilités au sein de votre organisation (équipe en charge des déclaratifs et équipe en charge de la paie) et une clarification avec vos interlocuteurs et contacts Métier chez Cegedim SRH des nouvelles modalités de communication et nouvelles obligations mutuelles.
- La mise en place d’outils tels que de nouveaux modes opératoires, guide des processus cibles, toute documentation permettant aux acteurs de se situer rapidement dans la nouvelle organisation toute en restant opérationnels.
- L’ajustement des compétences outil, méthodologie de vos équipes.
Pour en savoir plus : www.cegedim-srh.fr
1 GIP-MDS : Groupement d’Intérêt Public – Modernisation des Déclarations Sociales. Il exerce notamment la maîtrise d’ouvrage opérationnelle de la Déclaration Sociale Nominative.
Cegedim SRH est spécialisé dans les solutions et les services pour la gestion de la paie et des ressources humaines.
En tant qu’acteur incontournable sur le marché, Cegedim SRH a mis en place une «?Cellule Change DSN?» entièrement dédiée à ce projet pour accompagner ses clients afin d’appréhender et d’anticiper l’arrivée de la DSN.
La DSN est un levier de simplification normative, une transformation obligatoire qui doit respecter des jalons fixés par le GIP-MDS (1). Le dispositif englobe l’ensemble des relations déclaratives et réduit au strict nécessaire les données transmises (mutualisation de 150 données individuelles mensuelles). Ainsi les données de la paie sont le point de départ de la DSN.
Les modalités de fonctionnement sont imposées :
• Alignement entre les données de la paie et les données déclarées, pour s’orienter vers une approche nominative
• Fréquence mensuelle voire pluri mensuelle des déclarations mensuelles et événementielles pour respecter un objectif de signalement au plus proche de l’événement
• Normalisation de nouvelles données à transmettre, le SIRH devenant ainsi le moyen pour les caisses et les organismes d’État de collecter et contrôler en masse et nominativement les données portant sur les paiements et les contributions.
Cette transformation se décline sur trois axes, selon les particularités du SIRH, des processus et de l’organisation :
1. Le SIRH
La solution TEAMSRH de Cegedim SRH dispose de nouvelles fonctionnalités pour que les données de paie deviennent également les données de votre déclaration DSN. Des traitements déclaratifs mensuels normés et obligatoires. En termes SI, ce projet impacte toutes les fonctions déclaratives du SIRH : la nouvelle norme DSN nécessite une refonte complète des moteurs de déclaration pour unifier l’ensemble des anciens formats.
La DSN implique également une augmentation de la volumétrie des traitements de calculs, qui est liée à la multiplication des opérations
de déclarations.
Dans le cadre de ses obligations de maintenance légale, Cegedim SRH a pris en compte dans sa roadmap la totalité de ces nouveaux formats.
2. Les processus métier
L’évolution de la transmission de vos données vers Net-Entreprises pousse les processus vers l’amélioration à plusieurs niveaux :
Les phases amont de collecte et de saisie des données : l’enjeu est d’aller collecter et saisir les informations ayant un impact sur la paie et sur le déclaratif au plus proche de la source, avec l’ambition de l’améliorer la qualité des données et la rapidité de transmission vers le SIRH.
Les phases aval : l’enjeu est de développer des contrôles nouveaux et d’adapter les contrôles existants afin d’optimiser l’activité des équipes en charge de la production de la paie.
En termes «?Métiers?», la mise en place de la DSN crée un bouleversement majeur notamment en ce qui concerne les processus liés aux contrôles.
En effet, une nouvelle échéance est à prendre en compte, la DSN doit être établie dans un délai très court après clôture du mois de paie (le 5 ou le 15 M+1 selon périodicité de paiement des cotisations). Le processus de validation de la paie doit également inclure la réalisation et la conformité de la DSN. Les DSN événementielles (arrêt/reprise de travail, fin de contrat…) sont à produire dès la survenance de l’événement.
La mise en place de la DSN doit être renforcée d’un accompagnement spécifique autour des processus impactés et des contrôles afférents à mettre en œuvre : le contenu des phases de contrôles de paie et de déclaratifs.
Analyse des pratiques
- Processus de régularisation de paie d’un mois sur l’autre
- Processus de traitement des écarts entre la paie et le déclaratif
- Processus de production annuelle de la DADS (rapprochement avec
les DUCS)
Ainsi, les fonctionnements en place devront être revus dans le cadre d’une action de «?Co-Conception?» avec Cegedim SRH pour aller vers la simplification des informations demandées comme :
- L’harmonisation des données transmises sous des désignations différentes, suppression des doublons représentant 35?% de données déclaratives en moins
- Mutualisation de 150 données individuelles mensuelles
L’évolution de processus multiples vers un processus unique :
- Regroupement d’une trentaine de déclarations en une seule
- Informations fixes sur les rémunérations, la durée du travail, etc.
Les informations événementielles sur les mouvements de main-d’œuvre :
- Remplacement des déclarations sociales transmises aux OPS (Organismes de Protection Sociale) à des échéances différentes par un seul flux de données mensuel.
3.L’organisation
Afin d’assurer la continuité de l’activité des équipes tout en facilitant leur adhésion, nous préconisons selon les contextes :
- L’aménagement des rôles et responsabilités au sein de votre organisation (équipe en charge des déclaratifs et équipe en charge de la paie) et une clarification avec vos interlocuteurs et contacts Métier chez Cegedim SRH des nouvelles modalités de communication et nouvelles obligations mutuelles.
- La mise en place d’outils tels que de nouveaux modes opératoires, guide des processus cibles, toute documentation permettant aux acteurs de se situer rapidement dans la nouvelle organisation toute en restant opérationnels.
- L’ajustement des compétences outil, méthodologie de vos équipes.
Pour en savoir plus : www.cegedim-srh.fr
1 GIP-MDS : Groupement d’Intérêt Public – Modernisation des Déclarations Sociales. Il exerce notamment la maîtrise d’ouvrage opérationnelle de la Déclaration Sociale Nominative.
