Véritable casse-tête pour ceux qui doivent l’assurer, la gestion des congés et des diverses absences des collaborateurs peut pourtant être largement simplifiée. La solution ? Son automatisation, qui induit forcément un réel gain de temps… et d’efficacité !
Vacances, jours de congés : Comment mieux gérer l’absence des salariés ?
On le sait, la question des vacances des équipes demande toujours beaucoup de réflexions, et surtout d’organisation. Sans compter leurs jours d’absence, plus ponctuels mais qu’il faut là aussi pouvoir bien gérer pour ne pas prendre le risque que ceux-ci viennent impacter la productivité de l’entreprise. Souvent source d’erreurs (voire de tensions) la gestion des congés et absences de vos salariés est donc un enjeu RH absolument majeur puisque pouvant induire (si elle n’est pas traitée comme elle se doit) de sérieux problèmes de fonctionnement. Celle-ci pourrait pourtant être fortement simplifiée grâce à une méthodologie particulièrement simple. Ainsi, écarterez-vous tout risque d’erreur dans votre gestion du personnel…
Première étape : Fixer les dates de congés, et prioriser l’ordre des départs
La première étape tient de l’évidence : puisque c’est à l’employeur que revient la responsabilité de fixer les dates de congés de l’entreprise, il s’agit de les communiquer rapidement aux salariés afin que ceux-ci puissent s‘organiser en conséquence. Toutefois, en amont, il s’agira également d’établir un ordre de priorité des départs. A moins que cet ordre ait déjà été établi par votre convention collective ou par un accord d’entreprise ? Si ce n’est pas le cas, dans vos réflexions préalables la situation familiale de vos salariés ou leur ancienneté devra impérativement entrer en ligne de compte, bien évidemment. Tout comme (pour les salariés à temps partiel) les dates de leurs vacances éventuellement déjà posées et validées par leur autre employeur. Et, bien entendu, vous déterminerez aussi le nombre de collaborateurs qui devront rester absolument en poste pendant cette période afin d’assurer le fonctionnement des différents services.
Des logiciels simples et efficaces pour nous aider
Ces rappels élémentaires effectués, reste donc maintenant à bien gérer ces congés et autres absences. En prenant en compte l’humain donc, mais sans pour autant minimiser la nécessité du bon maintien de votre productivité. Si vous dirigez une PME, un simple tableau Excel peut parfois suffire pour enregistrer les différentes informations, quand bien même l’opération s’avérera souvent fastidieuse. Alors, PME ou grands comptes, pourquoi ne pas opter directement pour l’automatisation de cette épineuse gestion ? Différents logiciels existent qui permettent d’enregistrer congés et absences de façon aussi simple que sure, efficace et rapide. Et pour cause : ils permettront d’obtenir une visibilité immédiate et très concrète sur votre planning. Un outil particulièrement précieux et pratique donc, tant pour la direction que pour vos départements RH et comptabilité. Sans oublier le personnel, bien évidemment. Car finis les échanges d’e-mails ou l’encombrante paperasserie : la demande et la validation des congés s’opéreront grâce aux plateformes proposées par ces logiciels, de même que les jours d’absence y seront aussitôt répercutés. Le cas échéant, leur rejet pourra aussi y être notifié et justifié. Conséquence : un immense gain de temps pour chacun grâce à une visualisation et une interactivité très clairement optimisées !
